관공서 행사 대행, 서류부터 현장까지 완벽한 이벤트업체 선정 가이드

관공서 행사 대행, 서류부터 현장까지 완벽한 이벤트업체 선정 가이드

안녕하세요,

믿을 수 있는 파트너

리플래시컴퍼니입니다.

매년 반복되는 과업이지만

담당자가 바뀔 때마다

새롭게 느껴지는 업무가 있습니다.

 

바로 지자체 축제나

공공기관의 기념식 같은

관공서 행사입니다.

 

일반 기업 행사와 달리

공공의 목적을 달성해야 하고

예산 집행의 투명성까지

확보해야 하기 때문에,

준비 과정이 훨씬 까다롭습니다.

 

잘못 선정된 대행사는

행사 당일의 사고는 물론이고,

추후 감사 지적 사항이라는

치명적인 결과를 낳기도 합니다.

 

오늘은 공무원 및 공공기관

담당자님들이 반드시 알아야 할

실패 없는 이벤트업체 선정과

실무 운영 노하우를

상세하게 정리해 드리겠습니다.

 

핵심 요약

시간이 부족한 담당자님을 위해

핵심만 먼저 요약합니다.

 

관공서 행사의 성공 여부는

화려한 무대보다

안전과 규정 준수에 달려 있습니다.

 

행사 기획 단계에서는

명확한 공익적 목표를 설정하고,

업체 선정 시에는

행사대행 실적증명서와

신용평가등급을 꼼꼼히 확인해야 합니다.

 

또한 중대재해처벌법 강화로

안전관리계획서 수립 능력이

필수적인 요소가 되었습니다.

 

마지막으로 정산 서류까지

깔끔하게 처리할 수 있는

행정력을 갖춘 곳인지 확인하세요.

 

기획 단계 핵심 (목표·예산·콘셉트)

행사의 첫 단추를 꿰는

기획 단계는 가장 중요합니다.

 

특히 관공서 행사는

단순한 유희를 넘어

시민 참여와 정책 홍보라는

뚜렷한 목적이 있어야 합니다.

 

행사 목적 및 타깃 설정

 

이번 행사가 지역 주민 화합인지,

정책 성과 공유회인지,

혹은 관광객 유치인지

명확히 정의해야 합니다.

타깃 연령층에 따라

프로그램의 성격과

홍보 매체가 완전히 달라집니다.

 

예산 구성의 현실화

 

책정된 예산 내에서

최대 효과를 내야 합니다.

과업지시서(RFP)를 작성하기 전,

시장 조사를 통해

현실적인 단가를 파악하세요.

터무니없이 낮은 예산은

결국 퀄리티 저하로 이어집니다.

 

전체 구조 설계(기획도)

 

행사 식순뿐만 아니라,

사전 홍보 기간부터

사후 정산 기간까지 포함한

전체 마스터플랜을 짜야 합니다.

우천 시 대안(Plan B)도

이 단계에서 반드시

함께 기획되어야 합니다.

 

이벤트업체 선정 기준

수많은 제안서 중에서

옥석을 가려내는 일은

결코 쉽지 않습니다.

 

화려한 디자인 시안보다

실행 능력을 검증해야 합니다.

 

포트폴리오 확인법

 

단순히 "행사를 했다"가 아니라,

관공서 행사 경험이

얼마나 많은지 확인하세요.

공공기관의 의전 서열과

까다로운 결재 프로세스를

이해하고 있는지가 중요합니다.

유사한 규모의 행사를

최근 3년 이내에

수행한 실적증명서를 요구하세요.

 

현장 운영 능력

돌발 상황 대처 능력은

경험에서 나옵니다.

전담 PM(프로젝트 매니저)이

배정되는지 확인하고,

그 PM의 경력을 체크하세요.

소통이 원활하지 않은 업체는

준비 기간 내내

담당자를 불안하게 만듭니다.

 

기술 장비 역량

자체 장비를 보유했거나,

검증된 협력사가 있는지

확인해야 합니다.

음향이 끊기거나

조명이 꺼지는 사고는

행사를 망치는 지름길입니다.

특히 무대/음향/조명 시스템은

행사의 격을 결정짓는

가장 중요한 하드웨어입니다.

 

행정 처리 능력

 

관공서는 계약부터 정산까지

수많은 서류가 필요합니다.

착수계, 선금신청서,

안전관리계획서, 준공계 등

법정 서류를 능숙하게

다룰 줄 아는 업체여야

담당자의 야근을 줄여줍니다.

 

기업행사 비용·예산 구조

투명한 예산 집행은

공공 행사의 핵심입니다.

 

견적서를 받으실 때는

총액이 아닌 세부 산출 내역을

꼼꼼히 따져봐야 합니다.

 

항목별 비용 예시

 

시스템 비용은 장비의 스펙과

물량에 따라 천차만별입니다.

무대는 평수와 마감재에 따라,

음향은 출력(KW)과

콘솔 등급에 따라 달라집니다.

행사 운영팀 인건비는

진행 요원과 전문 감독급을

구분하여 책정해야 합니다.

 

숨겨진 비용 체크

발전차 유류비,

출연진 대기실 렌탈,

현수막 및 배너 철거비,

쓰레기 처리 비용 등

누락되기 쉬운 항목을

반드시 체크해야 합니다.

추후에 추가 예산을 요청하면

집행이 어려울 수 있습니다.

 

예산 절감 팁

 

무조건 싼 업체를 찾는 것이

절감이 아닙니다.

불필요한 장식물을 줄이고

참가자의 체험 만족도를 높이는

프로그램 위주로 예산을 재편하세요.

또한 시스템 장비는

패키지로 묶어서 계약할 때

할인율이 적용되는지

협의해보는 것이 좋습니다.

 

현장 운영 체크리스트

행사 당일은 전쟁터와 같습니다.

완벽한 준비만이

사고를 예방할 수 있습니다.

 

동선 설계 및 안전관리

 

VIP 입장 동선과

일반 참가자 동선이

겹치지 않게 설계해야 합니다.

특히 인파가 몰리는 곳에는

반드시 안전 펜스를 설치하고

안전 요원을 배치해야 합니다.

최근에는 주최자 배상책임보험

가입이 필수 사항입니다.

 

리허설 및 타임라인

 

행사 시작 최소 2시간 전에는

모든 시스템 리허설을

마쳐야 합니다.

사회자 마이크 테스트,

식전 영상 사운드 체크,

개막 퍼포먼스 동선 등은

반드시 사전에 맞춰봐야 합니다.

큐시트(Cue-sheet)는

분 단위로 쪼개어 작성하고

모든 스태프가 공유해야 합니다.

 

돌발 상황 대응 매뉴얼

 

갑작스러운 우천,

정전, 환자 발생 등

비상 상황에 대한

매뉴얼을 갖춰야 합니다.

가장 가까운 병원 응급실 정보와

구급차 대기 위치를

사전에 파악해 두세요.

 

운영 인력 배치

 

안내 데스크, 주차장,

무대 뒤, 체험 부스 등

구역별로 책임자를 지정하고

무전기로 실시간 소통해야 합니다.

자원봉사자를 활용할 경우

사전 교육 시간이

반드시 필요합니다.

 

행사 마무리: 결과 분석과 다음 단계

행사가 끝났다고 해서

업무가 종료된 것은 아닙니다.

 

오히려 행정적인 마무리가

더 중요할 수 있습니다.

 

성과 측정 및 결과 보고

 

당초 계획했던 목표를

얼마나 달성했는지 평가합니다.

참가자 수, 언론 보도 횟수,

SNS 언급량 등

정량적인 데이터를 수집하여

결과 보고서에 담아야 합니다.

이 보고서는 내년도 예산을

확보하는 중요한 근거가 됩니다.

 

참가자 만족도 조사

 

현장에서 QR코드를 활용하거나

행사 후 문자를 발송하여

만족도 조사를 실시합니다.

어떤 프로그램이 좋았고,

어떤 점이 불편했는지

시민들의 목소리를 직접 들어야

다음 행사를 개선할 수 있습니다.

 

정산 및 증빙 자료

 

지출된 모든 비용에 대해

세금계산서, 카드 영수증,

이체 확인증, 견적서,

거래명세서, 납품 사진 등

완벽한 증빙 자료를 갖춰

정산을 마무리합니다.

이 과정이 깔끔해야

감사에서 문제가 생기지 않습니다.

리플래시컴퍼니와 같은

전문 대행사는 이 모든 과정을

체계적으로 지원합니다.

 

마무리

 

관공서 행사는

단순한 이벤트가 아니라

기관의 얼굴이자 신뢰입니다.

 

수많은 규정과 절차 속에서

성공적인 행사를 만드는 것은

결코 쉬운 일이 아닙니다.

 

하지만 기획 단계부터

현장 운영, 사후 정산까지

믿고 맡길 수 있는

전문 이벤트업체와 함께라면

담당자님의 부담은 줄어들고

행사의 품격은 높아질 것입니다.

 

혹시 다가오는 행사 준비로

막막한 부분이 있으신가요?

 

예산 수립부터 제안서 작성까지,

궁금한 점이 있다면

언제든 댓글로 남겨주세요.

 

실무 경험을 바탕으로

친절하게 답변해 드리겠습니다.

 

감사합니다.

 

www.refreshcompany.co.kr 

리플래시컴퍼니

 

 

#관공서행사 #이벤트업체 #행사대행 #기업행사 #이벤트기획 #행사운영 #리플래시컴퍼니